De geïntegreerde bedrijfssoftware voor de hovenier/groenvoorziener

Hoveniersbedrijf Patrick Degenkamp: Met Easy Vision en Vision Mobile kun je opschalen en groeien als bedrijf

'Het scheelt mij tien tot twintig uur per week', rekent Karin Degenkamp uit.

EasyVision

Over naar één nieuw systeem

Hoveniersbedrijf Patrick Degenkamp heeft de Vision Mobile-app geïnstalleerd en is bezig om deze te integreren in de bedrijfsvoering. Dat is wel een uitdaging, gezien de huidige drukte. De finetuning staat voor deze winter gepland. Karin en Patrick Degenkamp namen het bedrijf in 2014 over en begonnen in 2018 met automatiseren. Het bedrijf is groeiende, mede door de samenwerking met tuinarchitecten voor grotere tuinen.

'Vóór de automatisering tikten we de facturen nog in Word. Daarnaast werkte ik met allerlei verschillende systemen',

Vertelt Karin Degenkamp, die op kantoor werkt. 'Ik werkte per klant met aparte mapjes voor de facturen en had allerlei rekenmethoden voor de jaaruren en vrije dagen. De buitenmedewerkers schreven hun uren op een A4'tje en leverden dat aan het einde van de werkdag bij mij in. Natuurlijk werkt dit, maar als een bedrijf pakweg acht of meer medewerkers heeft, gaat het wringen. Wij werken in de zomer soms met tien man; dan is het onmogelijk om de oude manier van administreren vol te houden. Ik zou dan fouten maken en het is ook onhandig dat de systemen niet aan elkaar gekoppeld zijn.'

Karin Degenkamp: 'Met Vision Mobile kunnen we snel schakelen; dat scheelt veel tijd'

Zo kwam Hoveniersbedrijf Patrick Degenkamp uit bij Easy Vision. 'In Easy Vision zit een jaarurenmodel, ik kan er offertes en facturen mee maken en de boekhouding in doen, alles in één', aldus Karin Degenkamp.
'We zijn begonnen met het basismodel voor offertes en facturen; daarna hebben we de boekhouding eraan gekoppeld.'
De volgende stap was dat de medewerkers hun uren in de Vision Mobile-app gingen registreren. Daardoor hoeft er nu op kantoor alleen nog te worden gecontroleerd, geaccordeerd en doorgezet naar de facturatie. 'Alle bedrijfsonderdelen zijn aan elkaar gekoppeld; dat scheelt veel werk. Zo zijn de vakantiedagen gekoppeld aan de overuren. Medewerkers kunnen een actuele uitdraai krijgen en hebben direct inzichtelijk hoeveel vrije dagen ze nog hebben. Op 1 april maak ik uitdraaien voor de boekhouding en de administrateur; dat gaat heel eenvoudig. We zien nu snel hoe een project ervoor staat qua omzet en winst, doordat inkoop, verkoop, uren van de medewerkers en materialen duidelijk vermeld worden. Als je als hoveniersbedrijf steeds grotere projecten krijgt, zoals wij, is het prettig als je de marges in één oogopslag kunt zien.'

De calculatie is bij grotere projecten anders dan bij kleinere projecten, merkt Karin Degenkamp. 'Grotere projecten proberen we een beetje op te knippen', verklaart ze. 'In de offerte vermelden we werkpakketten, zoals tuin ontruimen, bestrating, beplanting, houtwerk. Onze medewerkers boeken hun uren binnen deze werkpakketten. Daardoor merken we het eerder als het ergens scheef gaat lopen. Tot slot kunnen de buitenmedewerkers als ik jaarprojecten inzien. Als we er bijvoorbeeld bij een jaarproject halverwege het jaar achter komen dat we al over de helft van het aantal uren zitten, moeten we met de opdrachtgever gaan praten om dit aan te passen.' 

Uitdagingen
De medewerkers volgen de weekplanning die Karin en Patrick Degenkamp invullen via Vision Mobile. 'Wanneer we de puntjes op de i hebben gezet, kunnen de medewerkers in de planning hun gewerkte uren en gebruikte machines en materialen toevoegen.' Karin Degenkamp merkt dat het flink wat tijd kost om uitleg te geven aan de medewerkers. Als ze het opnieuw had mogen doen, had ze Infogroen gevraagd om langs te komen voor een toolboxmeeting. 'Ik dacht: ik doe dat zelf allemaal wel. Maar ik heb me daarop verkeken. Het programma is niet moeilijk; het is juist gebruiksvriendelijk. Maar je moet duidelijke uitleg geven om te zorgen dat de buitenmedewerkers het direct goed snappen. De medewerkers van Infogroen kunnen dat als geen ander. Wellicht kan Infogroen zo'n toolboxmeeting als optie opnemen in de offerte.'

 

Tijdwinst
Hoewel Vision Mobile nog niet voor 100 procent draait bij Hoveniersbedrijf Degenkamp, levert de app het bedrijf al flinke tijdwinst op. 'Het scheelt mij tien tot twintig uur per week', rekent Karin Degenkamp uit. 'Met Easy Vision en Vision Mobile kun je opschalen en groeien als bedrijf.'
 

 

 

Terug naar overzicht >

AL MEER DAN 1000 BEDRIJVEN GINGEN U VOOR

Direct contact